Thay Đổi Quan Trọng về Hóa Đơn Điện Tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ hiệu lực kể từ 01/06/2025 tác động đến quy trình sử dụng hóa đơn điện tử và quản lý chứng từ kế toán. Nghị định mang lại nhiều thay đổi quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn điện tử. Cộng đồng kinh doanh cần cập nhật và chuẩn bị kỹ lưỡng để không bị gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là các điểm đáng chú ý:

Mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Cho phép các nhà cung cấp nước ngoài hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam nhưng không có cơ sở thường trú được tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT) là một thay đổi tích cực. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong nước khi họ có thể nhận được hóa đơn thuế GTGT để khấu trừ thuế đầu vào. Tuy nhiên, hiệu quả của quy định này phụ thuộc vào việc các nhà cung cấp nước ngoài có chủ động lựa chọn phương án này hay không. Để khuyến khích họ, các doanh nghiệp trong nước có thể chủ động liên hệ và yêu cầu nhà cung cấp nước ngoài cung cấp hóa đơn GTGT điện tử theo quy định, từ đó tạo động lực để họ đăng ký sử dụng hóa đơn này, giúp doanh nghiệp trong nước giảm bớt chi phí.

Nghị định mới bổ sung thêm loại hóa đơn thương mại điện tử dành cho các doanh nghiệp xuất khẩu, với điều kiện họ phải đáp ứng yêu cầu về việc chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không đáp ứng được các yêu cầu này, họ sẽ phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng điện tử như các quy định trước đây.

Thay đổi thời điểm xuất hóa đơn

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn đã có một số thay đổi đáng chú ý:

• Đối với hàng hóa xuất khẩu:

  o Doanh nghiệp có quyền tự xác định thời điểm lập hóa đơn (bao gồm hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử và hóa đơn bán hàng điện tử).

  o Tuy nhiên, thời điểm này không được vượt quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

• Bổ sung các trường hợp được xuất hóa đơn chậm:

  o Quy định mới cho phép các doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát số liệu giữa người mua và người bán được xuất hóa đơn chậm hơn so với quy định chung.

  o Các trường hợp này bao gồm chuyển tiền quốc tế, thu phí sử dụng đường bộ và các giao dịch tương tự.

• Sửa đổi quy định cho một số trường hợp đặc thù:

  o Quy định về thời điểm xuất hóa đơn cũng được điều chỉnh cho một số lĩnh vực kinh doanh đặc thù như vận tải taxi, cơ sở khám chữa bệnh và kinh doanh xổ số.

Thay đổi về thời điểm ký số

Nghị định mới quy định thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử phải được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn. Điều này đồng nghĩa với việc thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc thời điểm gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế) đều phải tuân thủ thời hạn này. Thay đổi này có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của nhiều doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu mới, các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cơ sở vật chất, hệ thống xuất hóa đơn điện tử tự động hoặc bố trí đủ nguồn nhân lực để đảm bảo việc ký số hóa đơn được thực hiện đúng thời hạn.

Yêu cầu về thông tin hóa đơn

Thông tin định danh của người mua trên hóa đơn đã có những thay đổi đáng chú ý:

• Thông tin định danh người mua:

  o Hóa đơn chỉ cần thể hiện thông tin định danh của người mua khi người mua chủ động cung cấp.

  o Điều này tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp so với dự thảo ban đầu, vốn yêu cầu người bán phải chủ động thu thập thông tin này.

• Chi tiết mặt hàng ăn uống:

  o Quy định mới yêu cầu các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống phải cung cấp chi tiết từng chủng loại mặt hàng trên hóa đơn.

  o Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp chưa có hệ thống phù hợp cần phải nâng cấp hoặc điều chỉnh để đáp ứng quy định và nhu cầu của khách hàng.

• Trường hợp kinh doanh vận tải:

  o Đối với dịch vụ vận tải, hóa đơn cần thể hiện chi tiết biển kiểm soát phương tiện và hành trình.

  o Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số hoặc thương mại điện tử phải bổ sung thông tin về tên hàng hóa, tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.

  o Quy định này nhằm mục đích quản lý cả người cung cấp và người mua dịch vụ vận tải hàng hóa, đồng thời tạo cơ sở dữ liệu lớn cho việc quản lý hoạt động kinh doanh trên sàn thương mại điện tử.

  o Doanh nghiệp vận tải cần nâng cấp hệ thống và trao đổi trước với khách hàng để khách hàng có thể cung cấp đầy đủ thông tin."

Quản lý hóa đơn trong các chương trình khuyến mại

Nghị định mới cũng cho phép doanh nghiệp lập hóa đơn tổng hợp đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật, giúp đơn giản hóa thủ tục và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, chưa áp dụng cho các trường hợp: cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ thông thường.

Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng:

• Nếu muốn lập hóa đơn tổng hợp cho các hoạt động: cho, biếu, tặng, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện trong khuôn khổ chương trình khuyến mại đã đăng ký và lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan.

• Trường hợp các hoạt động: cho, biếu, tặng không đáp ứng điều kiện là chương trình khuyến mại, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn riêng lẻ cho từng người nhận hàng hóa, dịch vụ.

Hóa đơn điện tử kiêm tờ khai hoàn thuế

Để sử dụng hóa đơn điện tử kiêm tờ khai hoàn thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện riêng biệt, và Bộ Tài chính sẽ ban hành hướng dẫn chi tiết về loại hóa đơn này. Do đó, các doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn này cần chuẩn bị tinh thần để nghiên cứu và áp dụng các quy định trong thông tư sắp tới, vốn sẽ cung cấp các hướng dẫn cụ thể cho trường hợp của mình.

Mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Nghị định quy định lại các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và xuất hóa đơn theo từng giao dịch phát sinh.

• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.

• Doanh nghiệp có hoạt động: bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, bao gồm các lĩnh vực như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim và các dịch vụ cá nhân khác.

• Nguyên tắc đảm bảo:

• Hóa đơn in từ máy tính tiền phải dễ dàng nhận biết là hóa đơn điện tử có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

• Không bắt buộc phải có chữ ký số.

• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được xem là chi phí hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế (có thể sử dụng hóa đơn bản chụp hoặc tra cứu thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế).

• Nội dung trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

• Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu).

• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.

• Thời điểm lập hóa đơn.

• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất thông tin hóa đơn.

• Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử như tin nhắn, thư điện tử, hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu và tải hóa đơn.

- Việc mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế, đặc biệt đối với các hoạt động kinh doanh có số lượng giao dịch lớn và trực tiếp với người tiêu dùng.

- Việc mở rộng này giúp cho việc quản lý doanh thu được tốt hơn, và giảm thiểu tối đa việc thất thoát thuế.

- Đối với các tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định của Nghị định, nhưng chưa có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin hoặc giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ và thông báo kế hoạch chuyển đổi đến người nộp thuế. Nếu người nộp thuế đã nhận được sự hỗ trợ và thông báo chuyển đổi từ cơ quan thuế nhưng vẫn không thực hiện, hành vi này sẽ bị xem là vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế sẽ phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.

Cơ chế kiểm soát việc đăng ký và sử dụng hóa đơn

Các thay đổi quan trọng trong Nghị định mới:

• Kiểm soát đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

  o Quy định mới bổ sung hướng dẫn về cơ chế kiểm soát việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống định danh và xác thực điện tử.

  o Việc phê duyệt sẽ dựa trên thông tin về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, bao gồm cả việc họ có từng hoặc đang là chủ sở hữu hoặc đại diện pháp luật của doanh nghiệp bỏ trốn hoặc có vi phạm về thuế và hóa đơn hay không.

• Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn:

  o Sử dụng hóa đơn để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ khi bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

  o Bị cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện do không đáp ứng điều kiện kinh doanh theo quy định.

  o Bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn.

  o Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi ngành nghề kinh doanh, dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng loại hóa đơn này.

  o Người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo đánh giá của cơ quan thuế.

• Quy trình ngừng sử dụng hóa đơn:

  o Cơ quan thuế sẽ thông báo trước khi áp dụng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

  o Nếu người nộp thuế không giải trình hoặc giải trình không thỏa đáng, cơ quan thuế sẽ ngừng cho phép sử dụng hóa đơn.

Điểm cần lưu ý:

• Việc kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp giảm thiểu tình trạng doanh nghiệp "ma" và mua bán hóa đơn bất hợp pháp, tạo môi trường kinh doanh minh bạch hơn.

• Việc không tuân thủ quy định về kinh doanh có điều kiện có thể dẫn đến việc bị ngừng sử dụng hóa đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

• Việc đăng ký hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ trở nên nghiêm ngặt hơn. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để điều chỉnh kịp thời nếu chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện pháp luật có liên quan đến doanh nghiệp có nợ thuế, rủi ro cao về thuế hoặc vi phạm về thuế.

• Doanh nghiệp cần chú ý các thông báo từ cơ quan thuế để có giải trình phù hợp và kịp thời, tránh bị ngừng sử dụng hóa đơn do chậm trễ.

Quy trình xử lý sai sót hóa đơn

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót:

• Hóa đơn sửa đổi và thay thế:

  o Nếu người bán lập sai thông tin người mua, tên hàng, đơn giá hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn cho cùng một người mua trong cùng tháng, họ có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất, kèm theo bảng kê các hóa đơn điện tử bị sai.

  o Đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc hộ kinh doanh, cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Nếu người mua là cá nhân, người bán cần thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình (nếu có). Văn bản thỏa thuận cần được người bán lưu giữ.

  o Các hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh này sẽ được kê khai vào kỳ phát sinh của các hóa đơn bị điều chỉnh hoặc thay thế.

• Hóa đơn trả lại hàng:

  o Người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi có thỏa thuận khác giữa hai bên hoặc trong các trường hợp sau:

  - Đối với hàng hóa cần đăng ký quyền sở hữu hoặc sử dụng và người mua sử dụng hóa đơn điện tử, người mua sẽ lập hóa đơn trả hàng.

  - Đối với các trường hợp hoàn phí, giảm giá, giảm phí hoa hồng môi giới bảo hiểm, dịch vụ viễn thông hoặc kinh doanh bất động sản, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh.

  o Các hóa đơn này sẽ được người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh và người mua kê khai vào kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.

• Xử lý một số trường hợp đặc biệt:

  o Nếu giá trị hoặc khối lượng hàng hóa, dịch vụ bị điều chỉnh theo kết luận của cơ quan nhà nước, người bán sẽ lập hóa đơn mới phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ghi số dương nếu tăng, số âm nếu giảm).

  o Đối với chiết khấu thương mại, thông tin có thể được thể hiện trên hóa đơn bán hàng lần cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.

  o Các hóa đơn này sẽ được người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh và người mua kê khai vào kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.

• Nguyên tắc bổ sung:

  o Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng vẫn còn sai sót, quy trình xử lý sẽ tương tự như lần điều chỉnh trước.

  o Nếu hóa đơn sai sót về ký hiệu, mẫu số hoặc số hóa đơn, chỉ được sử dụng hóa đơn điều chỉnh.

• Nội dung hóa đơn điều chỉnh:

  o Giá trị trên hóa đơn điều chỉnh sẽ được ghi số dương nếu điều chỉnh tăng, số âm nếu điều chỉnh giảm, phản ánh đúng thực tế điều chỉnh.

- Các quy định mới về hóa đơn thay thế và điều chỉnh, bao gồm trách nhiệm lập hóa đơn và thời điểm kê khai, đã được điều chỉnh phù hợp với thực tế, giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho cả người bán và người mua.

- Việc yêu cầu người bán lập và lưu trữ biên bản điều chỉnh hóa đơn, có sự xác nhận của người mua và sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế khi cần thiết, thay vì chỉ lập biên bản khi có sự thống nhất giữa hai bên, sẽ tăng cường quản lý hóa đơn, hạn chế tình trạng người bán tự ý điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn mà không được sự đồng ý của người mua.

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO

Gắn Kết - Đồng Hành - Phát Triể