[CẬP NHẬT QUY ĐỊNH] HỘ KINH DOANH, CÁ NHÂN KINH DOANH CẦN BIẾT VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO NGHỊ ĐỊNH 254/2026/NĐ-CP

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành Thuế đang được đẩy mạnh, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý mà còn trở thành nền tảng quan trọng giúp minh bạch hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản trị và tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, nhiều quy định mới liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đã được hướng dẫn rõ hơn. Việc nắm bắt đúng đối tượng áp dụng, thời điểm lập hóa đơn và các thông tin bắt buộc trên hóa đơn sẽ giúp người kinh doanh hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.

1. Những trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định, các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc một trong các trường hợp dưới đây phải thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử:

Hộ kinh doanh có doanh thu hằng năm trên 01 tỷ đồng

Đây là nhóm đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý doanh thu và kê khai thuế theo quy định.

Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng

Khi thực hiện chuyển nhượng, bán các loại tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, người bán phải lập hóa đơn điện tử theo quy định.

Trường hợp đăng ký sử dụng theo nhu cầu

Đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thuộc diện bắt buộc, vẫn có thể chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu có nhu cầu phục vụ hoạt động quản lý và giao dịch.

2. Những ngành nghề áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được áp dụng đối với các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc các lĩnh vực: Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác), dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Lưu ý: Trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thì không bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

3. Những trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Một số hoạt động được quy định không thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản.
• Cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
• Làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm hoặc đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định.
• Hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.

Ngoài ra còn bao gồm:

• Nông sản, lâm sản, thủy sản do người sản xuất trực tiếp bán.
• Sản phẩm thủ công từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp do người sản xuất trực tiếp bán.
• Phế liệu do người trực tiếp thu nhặt bán.
• Đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán.
• Hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở xuống (không bao gồm các trường hợp nêu trên).

4. Thời điểm lập hóa đơn cần đặc biệt lưu ý

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là yếu tố quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định.

• Đối với bán hàng hóa: Lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
• Đối với trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (trừ tiền đặt cọc theo quy định).

Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế mà còn giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh kiểm soát doanh thu, đối chiếu giao dịch và hạn chế các phát sinh trong quá trình quyết toán.

5. Những thông tin bắt buộc cần thể hiện trên hóa đơn

Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế theo đăng ký, Trường hợp sử dụng địa điểm kinh doanh khác với địa chỉ đăng ký thì phải ghi rõ tên và địa chỉ địa điểm kinh doanh.

Thông tin người mua là cá nhân tiêu dùng: họ và tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (đối với công dân Việt Nam) hoặc số hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh (đối với người nước ngoài) nếu có. Nếu người mua không cung cấp thông tin thì hóa đơn vẫn được lập theo quy định.

Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Khuyến khích ghi rõ nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ được cung cấp. Đối với hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế cần thể hiện đúng nội dung theo quy định trên hóa đơn.

Chủ động tuân thủ để giảm thiểu rủi ro

Việc áp dụng đúng quy định về hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế mà còn góp phần xây dựng dữ liệu kinh doanh minh bạch, thuận lợi cho công tác quản lý tài chính và mở rộng hoạt động trong tương lai.

Để hạn chế sai sót trong quá trình triển khai, người kinh doanh nên chủ động:

• Rà soát đối tượng áp dụng để xác định mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không.
• Kiểm tra quy trình lập hóa đơn, đặc biệt là thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại giao dịch.
• Đảm bảo thông tin người bán và người mua được kê khai đầy đủ, chính xác.
• Thường xuyên cập nhật các quy định mới của cơ quan thuế để kịp thời điều chỉnh quy trình kinh doanh phù hợp.

Kết luận

Những quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP là cơ sở quan trọng giúp hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Việc chủ động cập nhật và áp dụng đúng quy định ngay từ đầu sẽ giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh, tiết kiệm thời gian xử lý nghiệp vụ và tạo nền tảng cho hoạt động kinh doanh bền vững.