Những yêu cầu mới đối với doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu cá nhân
Từ ngày 01/01/2026, Nghị định số 356/2025/NĐ-CP (sau đây gọi là Nghị định 356) chính thức có hiệu lực, đánh dấu một bước chuyển quan trọng trong hệ thống pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam. Nếu trước đây, các quy định chủ yếu mang tính định hướng và khuyến nghị, thì Nghị định 356 đặt ra những yêu cầu cụ thể, chi tiết và có tính ràng buộc cao, tác động trực tiếp đến mô hình vận hành của mọi doanh nghiệp có hoạt động thu thập, lưu trữ, sử dụng hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân.
Nghị định 356 là một "bài kiểm tra năng lực quản trị dữ liệu" thực sự, buộc doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ hệ thống con người – quy trình – công nghệ. Việc chuẩn bị chậm hoặc làm mang tính hình thức có thể dẫn đến rủi ro gián đoạn hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và niềm tin của khách hàng.
Trách nhiệm xử lý dữ liệu được quy định rõ ràng và chi tiết hơn
Một điểm thay đổi quan trọng của Nghị định 356 là việc ban hành danh mục dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm thay thế quy định cũ. Doanh nghiệp phải xác định rõ mình đang xử lý những loại dữ liệu nào, đặc biệt là dữ liệu nhạy cảm, từ đó áp dụng các biện pháp phân quyền, kiểm soát truy cập và bảo mật phù hợp. Việc xử lý dữ liệu cá nhân không còn là vấn đề kỹ thuật đơn thuần, mà trở thành trách nhiệm pháp lý cụ thể của doanh nghiệp.
Quyền của chủ thể dữ liệu trở thành yêu cầu bắt buộc trong vận hành
Nghị định 356 quy định rõ thời hạn tiếp nhận và phản hồi từng quyền của chủ thể dữ liệu như quyền biết, quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân. Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nội bộ, biểu mẫu và đầu mối tiếp nhận yêu cầu rõ ràng. Việc chậm trễ hoặc xử lý không đúng quy định có thể dẫn đến rủi ro vi phạm và bị xử phạt.
Siết chặt cơ chế xin và quản lý sự đồng ý của khách hàng
So với trước đây, yêu cầu về sự đồng ý của chủ thể dữ liệu được nâng lên một mức cao hơn. Nghị định 356 loại bỏ hoàn toàn các hình thức đồng ý mặc định, đồng ý mập mờ hoặc ép buộc. Doanh nghiệp phải thiết kế hệ thống và quy trình theo nguyên tắc “bảo vệ dữ liệu theo mặc định”, đảm bảo quyền riêng tư của khách hàng ngay từ khâu đầu tiên.
Chuyển dữ liệu và chia sẻ dữ liệu không còn đơn giản
Mọi hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba đều phải có thỏa thuận bằng văn bản. Với dữ liệu cá nhân nhạy cảm, doanh nghiệp còn phải áp dụng các biện pháp bảo mật nâng cao như mã hóa, ẩn danh và ban hành quy định nội bộ về chia sẻ dữ liệu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc hợp tác với đối tác, nhà cung cấp dịch vụ công nghệ, đặc biệt là các nền tảng xử lý dữ liệu.
Áp lực tuân thủ cao hơn với tài chính – ngân hàng và công nghệ mới
Các lĩnh vực như tài chính – ngân hàng, chấm điểm tín dụng, phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo, big data hay blockchain chịu sự giám sát chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp trong các lĩnh vực này phải tăng cường minh bạch, kiểm soát mục đích sử dụng dữ liệu và thực hiện đánh giá tuân thủ định kỳ nhằm hạn chế rủi ro lạm dụng dữ liệu cá nhân.
Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trở thành yêu cầu then chốt
Từ năm 2026, hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA) và đánh giá chuyển dữ liệu ra nước ngoài (DTIA) được thẩm định theo cơ chế đạt hoặc không đạt. Nội dung đánh giá tập trung mạnh vào yếu tố kỹ thuật như luồng xử lý dữ liệu, thiết kế hệ thống, biện pháp an ninh và khả năng ứng phó sự cố. Các hồ sơ mang tính hình thức sẽ không còn phù hợp.
Theo quy định mới, DPIA và DTIA không còn là thủ tục mang tính hậu kiểm như trước. Từ năm 2026, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ để cơ quan có thẩm quyền thẩm định theo cơ chế đạt hoặc không đạt (Pass/Fail) trong thời hạn 15 ngày. Chỉ khi nhận được thông báo đạt, doanh nghiệp mới được xem là đáp ứng yêu cầu tuân thủ.
Điểm đáng lưu ý là nội dung thẩm định tập trung mạnh vào yếu tố kỹ thuật và an toàn thông tin. Hồ sơ DPIA/DTIA phải thể hiện rõ luồng xử lý dữ liệu, kiến trúc hệ thống, biện pháp bảo mật, phương án ứng phó sự cố và khả năng phòng vệ trước các rủi ro tấn công mạng. Những hồ sơ được xây dựng mang tính đối phó, sao chép mẫu hoặc thiếu nền tảng kỹ thuật thực tế sẽ khó đạt yêu cầu.
Đặc biệt, trong trường hợp chuyển dữ liệu ra nước ngoài, doanh nghiệp Việt Nam phải tự đánh giá và chịu trách nhiệm về năng lực bảo vệ dữ liệu của bên nhận dữ liệu. Điều này đồng nghĩa rủi ro không chỉ đến từ nội bộ, mà còn từ các đối tác quốc tế trong chuỗi xử lý dữ liệu.
Nhiều dịch vụ xử lý dữ liệu phải xin giấy phép
Nghị định 356 mở rộng danh mục các dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ nhà cung cấp dịch vụ đang sử dụng, từ phần mềm, nền tảng phân tích dữ liệu đến các dịch vụ công nghệ mới, để đảm bảo đối tác đã đáp ứng yêu cầu pháp lý. Điều này có thể làm tăng chi phí nhưng là yếu tố bắt buộc để duy trì hoạt động ổn định.
Chủ động tuân thủ để giảm thiểu rủi ro
Ngoài mức phạt hành chính có thể lên tới 3 tỷ đồng hoặc 5% tổng doanh thu năm trước, doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ bị đình chỉ hoạt động xử lý dữ liệu. Nghị định 356 đặt ra yêu cầu cấp thiết cho doanh nghiệp phải hành động sớm. Việc rà soát hệ thống, hoàn thiện quy trình và lựa chọn đối tác tuân thủ pháp luật không chỉ giúp tránh rủi ro, mà còn góp phần xây dựng uy tín và niềm tin với khách hàng trong dài hạn.
Trong bối cảnh dữ liệu trở thành tài sản cốt lõi của doanh nghiệp, tuân thủ Nghị định 356 không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là nền tảng cho phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Đây sẽ là thách thức lớn, nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp chuẩn hóa quản trị dữ liệu, nâng cao năng lực bảo mật và tạo dựng niềm tin bền vững với khách hàng, đối tác trong kỷ nguyên số.
CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO