Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì trước thời điểm chính thức áp dụng cơ chế kê khai thuế?

Chỉ còn 3 ngày nữa, từ 01/01/2026, cơ chế thuế khoán chính thức chấm dứt, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên cả nước sẽ bắt buộc chuyển sang hình thức tự kê khai, tự nộp thuế theo quy định mới. Đây được xem là bước chuyển quan trọng trong quản lý thuế đối với khu vực hộ kinh doanh.

Trong thời gian qua, ngành Thuế đã triển khai chiến dịch “60 ngày cao điểm chuyển đổi mô hình từ thuế khoán sang kê khai”, với hàng loạt hoạt động tuyên truyền, tập huấn, hỗ trợ trực tiếp tại chợ, khu dân cư và thông qua các nền tảng số, nhằm giúp hộ kinh doanh sẵn sàng thích ứng chuyển đổi sang hình thức kê khai. Khi thời điểm chính thức áp dụng chỉ còn tính bằng ngày, việc rà soát lại các việc quan trọng cần chuẩn bị là bước cần thiết để hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định, hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình kê khai và nộp thuế.

1. Rà soát và ước tính doanh thu để xác định nhóm kê khai

Trước hết, hộ kinh doanh cần rà soát lại doanh thu thực tế của năm 2025 và chủ động ước tính doanh thu năm 2026 để xác định mình thuộc nhóm quản lý nào theo quy định mới. Việc xác định đúng ngưỡng doanh thu là căn cứ quan trọng để lựa chọn phương pháp tính thuế phù hợp, đồng thời giúp hộ kinh doanh chủ động chuẩn bị hồ sơ, sổ sách và thời điểm kê khai theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Theo định hướng quản lý, hộ kinh doanh được chia thành 3 nhóm theo mức doanh thu năm:

• Dưới 500 triệu đồng/năm: không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN nhưng vẫn phải kê khai doanh thu định kỳ.
• Từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm: kê khai theo doanh thu, được giảm trừ 500 triệu đồng trước khi tính thuế.
• Từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ đồng/năm và trên 50 tỷ đồng/năm: kê khai thuế thu nhập cá nhân trên cơ sở doanh thu trừ chi phí.

2. Kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi

Cùng với việc xác định doanh thu, hộ kinh doanh cần thực hiện kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai. Việc kiểm kê giúp số liệu về hàng hóa được phản ánh đầy đủ, minh bạch, đặc biệt quan trọng đối với các hộ kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế trên cơ sở doanh thu trừ chi phí, khi hàng tồn kho là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hợp lệ.

3. Chủ động đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng mỗi năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên việc triển khai sớm sẽ giúp hộ kinh doanh làm quen với quy trình xuất hóa đơn, quản lý doanh thu chặt chẽ hơn và tránh lúng túng khi chính thức áp dụng cơ chế kê khai.

4.8 tỷ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đã được lập từ 2023-2025. Nguồn: Thời Báo Tài Chính

4. Làm quen với chế độ kế toán phù hợp

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đồng mỗi năm trở lên cần chuẩn bị sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp tính thuế dự kiến áp dụng. Sổ sách cần phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí và các chứng từ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, qua đó tạo nền tảng cho việc kê khai thuế chính xác và minh bạch.

5. Điều chỉnh thông tin đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế (nếu có)

Trong trường hợp có thay đổi về phương pháp tính thuế so với trước đây, hộ kinh doanh cần thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế theo đúng quy định. Việc cập nhật kịp thời thông tin giúp cơ quan quản lý thuế theo dõi đúng thực trạng hoạt động và hạn chế các vướng mắc phát sinh trong quá trình kê khai.

6. Mở và thông báo tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động kinh doanh

Một yêu cầu quan trọng khác là việc mở và thông báo tài khoản ngân hàng phục vụ riêng cho hoạt động kinh doanh. Hộ kinh doanh cần chỉ định rõ tài khoản sử dụng cho việc thu – chi liên quan đến sản xuất, kinh doanh và thực hiện khai báo với cơ quan thuế. Đây là cơ sở để minh bạch dòng tiền và đáp ứng yêu cầu quản lý thuế theo hướng hiện đại.

7. Thực hiện kê khai thuế đúng mẫu, đúng thời hạn

Khi cơ chế kê khai chính thức có hiệu lực, hộ kinh doanh cần thực hiện kê khai thuế theo đúng mẫu tờ khai, đúng phương pháp tính thuế và đúng thời hạn quy định. Việc sử dụng các ứng dụng hỗ trợ như eTax Mobile sẽ giúp quá trình kê khai trở nên thuận tiện hơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi.

Việc xóa bỏ thuế khoán và chuyển sang cơ chế kê khai là bước thay đổi lớn đối với hộ kinh doanh. Chuẩn bị đầy đủ ngay từ cuối năm 2025 sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động thích ứng, tuân thủ đúng quy định và vận hành hoạt động kinh doanh ổn định trong giai đoạn mới.

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO

Gắn Kết - Đồng Hành - Phát Triển