HÓA ĐƠN ỦY NHIỆM: TỪ BÀI TOÁN LẬP HÓA ĐƠN ĐẾN XU HƯỚNG TỰ ĐỘNG HÓA TRÊN NỀN TẢNG SỐ

Mới đây, Grab triển khai dịch vụ Ủy nhiệm lập hóa đơn cho đối tác GrabFood đang thu hút sự quan tâm khi mô hình này giúp các hộ, cá nhân kinh doanh giảm bớt thao tác lập hóa đơn cho từng giao dịch. Đây cũng là một trong những hướng triển khai đáng chú ý trong quá trình số hóa hoạt động kinh doanh trên nền tảng.

Theo quy định hiện hành, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, tiếp tục quy định rõ nguyên tắc này.

Vậy hóa đơn ủy nhiệm thực chất là gì, những đơn vị nào phù hợp với mô hình này và HILO GROUP đang tham gia triển khai ra sao?

1. HÓA ĐƠN ỦY NHIỆM LÀ GÌ?

Hiểu đơn giản, hóa đơn ủy nhiệm là hình thức người bán ủy nhiệm cho một bên thứ ba thực hiện việc lập hóa đơn điện tử thay mình đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Điểm quan trọng là: bên nhận ủy nhiệm thực hiện thao tác lập hóa đơn, nhưng người bán vẫn là đơn vị đứng tên trên hóa đơn.

Theo quy định, việc ủy nhiệm phải được xác lập bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, trong đó thể hiện các thông tin liên quan đến việc ủy nhiệm như mục đích, thời hạn và phương thức thanh toán.

Ví dụ: Hộ kinh doanh → bán hàng trên nền tảng → ủy nhiệm cho nền tảng lập hóa đơn → hóa đơn được lập cho giao dịch phát sinh

Thay vì phải tự thực hiện từng thao tác lập hóa đơn, người bán có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba thực hiện quy trình này theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

2. HÓA ĐƠN ỦY NHIỆM MANG LẠI NHỮNG LỢI ÍCH GÌ?

Với những mô hình có số lượng giao dịch lớn, đặc biệt là kinh doanh trên nền tảng số, việc tự lập hóa đơn cho từng giao dịch có thể phát sinh nhiều thao tác và tạo áp lực cho cả nền tảng lẫn người bán.

Khi sử dụng cơ chế ủy nhiệm, quy trình lập hóa đơn có thể được kết nối với dữ liệu giao dịch trên nền tảng, qua đó hỗ trợ tối ưu vận hành, đồng bộ dữ liệu và tăng khả năng đối soát giữa giao dịch, hóa đơn và dòng tiền.

2.1. Đối với nền tảng 

• Tối ưu quy trình lập và quản lý hóa đơn: Dữ liệu giao dịch có thể được kết nối với quy trình lập hóa đơn, hạn chế việc xử lý thủ công khi số lượng đơn hàng và merchant tăng cao.
• Đồng bộ dữ liệu giao dịch và hóa đơn: Thông tin từ đơn hàng, giao dịch và hóa đơn có thể được kết nối trong cùng một quy trình công nghệ, giúp dữ liệu được quản lý tập trung và nhất quán hơn.
• Hỗ trợ đối soát doanh thu, chi phí và dòng tiền: Nền tảng có thể đối chiếu giữa giá trị đơn hàng, doanh thu, hóa đơn đã lập, phí dịch vụ, các khoản chi phí và số tiền thực tế thanh toán cho từng merchant.
• Tăng khả năng kiểm soát dữ liệu toàn hệ thống: Khi dữ liệu được kết nối, nền tảng có thêm cơ sở để theo dõi doanh thu, chi phí và hiệu quả kinh doanh của từng merchant cũng như toàn bộ hệ sinh thái.

2.2. Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và nhà bán hàng 

• Giảm thao tác thủ công: Người bán không phải tự xử lý toàn bộ quy trình lập hóa đơn cho từng giao dịch theo cách thủ công.
• Hạn chế nhập liệu lặp lại: Dữ liệu giao dịch được kết nối với quy trình lập hóa đơn giúp giảm các bước nhập lại thông tin.
• Thuận tiện tra cứu và đối chiếu: Người bán có thể dễ dàng theo dõi thông tin hóa đơn phát sinh gắn với các giao dịch trên nền tảng.
• Hỗ trợ thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn: Việc lập hóa đơn được thực hiện theo cơ chế ủy nhiệm đã đăng ký, phù hợp với quy trình và mô hình hoạt động của nền tảng.

Tuy nhiên, ủy nhiệm lập hóa đơn không đồng nghĩa với việc chuyển giao toàn bộ nghĩa vụ thuế cho bên nhận ủy nhiệm. Các nghĩa vụ thuế khác của người bán vẫn được thực hiện theo quy định áp dụng đối với từng mô hình kinh doanh. Thực tế, Grab cũng lưu ý đối tác sử dụng dịch vụ ủy nhiệm vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ thuế khác theo mô hình và quy mô kinh doanh của mình.

Đặc biệt, khi dữ liệu giao dịch – hóa đơn – dòng tiền được kết nối, nền tảng có thể xây dựng quy trình đối soát xuyên suốt từ đơn hàng → doanh thu → hóa đơn → chi phí/phí dịch vụ → thanh toán. Đây là cơ sở để nâng cao khả năng kiểm soát dữ liệu và quản lý hiệu quả hoạt động của từng merchant cũng như toàn hệ thống. 

3. NHỮNG ĐƠN VỊ NÀO PHÙ HỢP VỚI HÓA ĐƠN ỦY NHIỆM?

Hóa đơn ủy nhiệm đặc biệt có ý nghĩa với những mô hình có tần suất giao dịch cao, dữ liệu giao dịch tập trung trên một nền tảng hoặc hệ thống và cần tự động hóa quá trình lập hóa đơn.

Đối với hệ sinh thái nền tảng số, mô hình này có thể được cân nhắc tại các nền tảng có số lượng merchant lớn, phát sinh giao dịch liên tục và có khả năng kết nối dữ liệu giao dịch với hệ thống hóa đơn, chẳng hạn: 

• Sàn thương mại điện tử: Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki…
• Nền tảng giao đồ ăn: GrabFood, ShopeeFood, beFood…
• Nền tảng marketplace và dịch vụ: các hệ thống kết nối nhiều người bán, nhà cung cấp hoặc đối tác với khách hàng.
• Nền tảng bán hàng: các hệ thống quản lý tập trung đơn hàng, merchant, thanh toán và dữ liệu giao dịch.

Với những mô hình này, việc kết nối dữ liệu giao dịch với hệ thống hóa đơn có thể giúp nền tảng và merchant tinh gọn quy trình xử lý, tăng tính đồng bộ dữ liệu và thuận tiện hơn trong đối soát.

3.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên nền tảng số

Đây là nhóm dễ nhận thấy nhất. Khi hoạt động kinh doanh phát sinh liên tục trên các nền tảng như thương mại điện tử, giao đồ ăn hoặc các nền tảng cung cấp dịch vụ, việc lập hóa đơn theo từng giao dịch có thể tạo thêm khối lượng công việc đáng kể.

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử theo quy định.

3.2. Nhà bán hàng có số lượng đơn hàng lớn

Đối với các cửa hàng, nhà bán hàng có hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch, việc tự lập hóa đơn thủ công dễ phát sinh áp lực về nhân sự và thời gian.

Trong trường hợp nền tảng có khả năng kết nối dữ liệu giao dịch với hệ thống hóa đơn, mô hình ủy nhiệm có thể giúp quy trình được tự động hóa và đồng bộ hơn.

3.3. Doanh nghiệp, tổ chức có hệ thống giao dịch cần tích hợp

Không chỉ hộ và cá nhân kinh doanh, cơ chế ủy nhiệm về nguyên tắc có thể áp dụng cho người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi đáp ứng các điều kiện và thực hiện đúng quy định về ủy nhiệm.

Điểm quan trọng không nằm ở quy mô lớn hay nhỏ, mà ở mô hình giao dịch, nhu cầu vận hành và khả năng kết nối dữ liệu giữa bên bán – bên nhận ủy nhiệm – hệ thống hóa đơn điện tử.

👉Lưu ý: Không phải mọi đơn vị đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn ủy nhiệm. Đây là một cơ chế để người bán lựa chọn khi phù hợp với mô hình hoạt động và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

4. GRAB TRIỂN KHAI HÓA ĐƠN ỦY NHIỆM CHO ĐỐI TÁC GRABFOOD

Theo thông tin được Grab công bố, từ tháng 7/2026, Grab triển khai dịch vụ Ủy nhiệm lập hóa đơn cho đối tác Nhà hàng GrabFood là cá nhân hoặc hộ kinh doanh trên toàn quốc, thực hiện lần lượt theo từng nhóm đối tác.

Theo đó, đối tác có thể đăng ký dịch vụ trên ứng dụng GrabMerchant. Sau khi hoàn tất quy trình, Grab thực hiện các bước liên quan đến đăng ký chữ ký số, thỏa thuận ủy nhiệm, tạo tài khoản tra cứu và hỗ trợ triển khai lập hóa đơn ủy nhiệm.

Đây là một ví dụ cho thấy mô hình hóa đơn ủy nhiệm đang được ứng dụng trong những hệ sinh thái có lượng giao dịch lớn, số lượng merchant cao và dữ liệu giao dịch phát sinh liên tục trên nền tảng số. 

Từ góc độ nền tảng, mô hình này không chỉ hỗ trợ merchant trong việc lập hóa đơn mà còn đặt ra yêu cầu về kết nối dữ liệu giao dịch, quản lý hóa đơn và đối soát giữa nền tảng với từng đối tác. Đây là bài toán đặc biệt quan trọng khi số lượng merchant và giao dịch tăng lên.

5. HILO GROUP ĐÃ TRIỂN KHAI HÓA ĐƠN ỦY NHIỆM CHO NHỮNG ĐƠN VỊ NÀO?

Không chỉ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, HILO GROUP đã tham gia triển khai hệ thống hóa đơn ủy nhiệm cho các nền tảng có quy mô giao dịch lớn, trong đó có các nền tảng tiêu biểu là Grab và Shopee, beFood và GreenSM. . 

• Grab: HILO GROUP tham gia triển khai hệ thống hóa đơn ủy nhiệm cho Grab, hỗ trợ mô hình lập hóa đơn cho các giao dịch phát sinh trên nền tảng.
• Shopee: HILO GROUP cũng đã triển khai hệ thống hóa đơn ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử Shopee, hướng tới việc hỗ trợ nhà bán hàng trên nền tảng trong quá trình lập hóa đơn điện tử.

Thông tin từ đội ngũ dự án HILO GROUP cho biết các dự án hóa đơn ủy nhiệm cho Grab và Shopee được triển khai từ tháng 6/2026.

Từ những mô hình triển khai thực tế này, có thể thấy hóa đơn ủy nhiệm không chỉ giải quyết bài toán lập hóa đơn cho từng merchant mà còn có thể được tích hợp vào hệ thống vận hành của toàn nền tảng. Khi dữ liệu giao dịch được kết nối với hệ thống hóa đơn, nền tảng có thể xây dựng quy trình quản lý, lập hóa đơn và đối soát tập trung hơn. 

Đối với những nền tảng đang quản lý số lượng lớn merchant và giao dịch phát sinh liên tục, việc xây dựng một hệ thống hóa đơn có khả năng kết nối trực tiếp với dữ liệu giao dịch, hỗ trợ lập hóa đơn và phục vụ đối soát là một hướng triển khai có thể cân nhắc. 

6. TỪ “TỰ XUẤT HÓA ĐƠN” ĐẾN “KẾT NỐI DỮ LIỆU VÀ TỰ ĐỘNG HÓA”

Điểm đáng chú ý của hóa đơn ủy nhiệm không chỉ nằm ở việc “ai là người lập hóa đơn”, mà còn nằm ở cách dữ liệu được kết nối và vận hành phía sau quy trình.

Đối với những nền tảng có lượng giao dịch lớn, bài toán không chỉ dừng ở việc lập hóa đơn mà còn liên quan đến kết nối dữ liệu giao dịch, lập hóa đơn, ký số, truyền nhận, tra cứu và quản lý hóa đơn trên cùng một quy trình.

Khi số lượng giao dịch tăng lên, phương thức xử lý thủ công sẽ khó đáp ứng yêu cầu về tốc độ, tính đồng bộ và khả năng kiểm soát dữ liệu. Từ đó, quy trình có thể chuyển dịch từ: Giao dịch → Tự nhập dữ liệu → Tự lập từng hóa đơn

sang: Giao dịch trên nền tảng → Dữ liệu được kết nối → Hệ thống lập hóa đơn theo cơ chế ủy nhiệm → Người bán tra cứu và quản lý

Khi tiếp tục kết nối với dữ liệu thanh toán và đối soát, quy trình có thể được mở rộng thành: Giao dịch → Đơn hàng → Hóa đơn → Đối soát → Dòng tiền

Cách tiếp cận này giúp nền tảng có thêm cơ sở để theo dõi và đối chiếu doanh thu, chi phí, phí dịch vụ, giá trị thanh toán và dữ liệu giao dịch của từng merchant, thay vì quản lý riêng lẻ từng nhóm dữ liệu.

Về lâu dài, việc kết nối các khâu trong cùng một hệ thống cũng tạo nền tảng cho tự động hóa quy trình hóa đơn và quản lý dữ liệu tập trung, phù hợp với xu hướng số hóa hoạt động vận hành của các nền tảng có quy mô giao dịch lớn.

7. HILO GROUP – GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO MÔ HÌNH KINH DOANH SỐ

Với kinh nghiệm triển khai các hệ thống hóa đơn điện tử và các dự án tích hợp trên nền tảng số, HILO GROUP cung cấp giải pháp phục vụ nhu cầu lập, quản lý và kết nối hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các hệ thống có nhu cầu tích hợp.

Đặc biệt, việc tham gia triển khai các dự án hóa đơn ủy nhiệm cho những nền tảng như Grab và Shopee cho thấy khả năng đáp ứng bài toán xử lý dữ liệu hóa đơn ở quy mô lớn, nơi yêu cầu về tính ổn định, khả năng tích hợp và tự động hóa được đặt lên hàng đầu.

Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh trên nền tảng số ngày càng phát triển, hóa đơn ủy nhiệm có thể trở thành một phương án đáng cân nhắc đối với những đơn vị cần tối ưu quy trình lập hóa đơn nhưng vẫn bảo đảm yêu cầu quản lý và tuân thủ.

Đối với các nền tảng, HILO GROUP cung cấp giải pháp triển khai hóa đơn ủy nhiệm theo nhu cầu tích hợp dữ liệu và đặc thù vận hành của từng hệ sinh thái.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và nhà bán hàng, việc sử dụng hóa đơn ủy nhiệm phụ thuộc vào chính sách và mô hình triển khai của từng nền tảng.

👉 Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các nền tảng có nhu cầu triển khai giải pháp hóa đơn điện tử, tích hợp dữ liệu hoặc hóa đơn ủy nhiệm có thể liên hệ HILO GROUP để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình hoạt động.

Nguồn tham khảo:

• Báo Lao Động: Grab triển khai dịch vụ Ủy nhiệm lập hóa đơn, giúp đối tác mở rộng cơ hội kinh doanh.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
• Bộ Tài chính: thông tin về hành lang pháp lý hóa đơn điện tử năm 2026.
• Thông tin triển khai hệ thống hóa đơn ủy nhiệm của HILO GROUP.

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO
🌐 Website: hilo.com.vn
☎ Hotline: 1900 2929 62
📧 Email: cskh@hilo.com.vn
📱 Zalo Official Account: HILO Group